费用报销功能说明
1. 费用报销
1.1. 个人相关（员工使用）
个人登录后可以在“报销管理->费用报销”下看到以下菜单
1.1.1.
扫描打开
1.
无扫描枪时，输入单号可快速打开单据；
2.
有扫描枪时，扫描后系统直接打开单据；
扫描需注意以下几点：
Ø 需要把光标定位到文本框中；
Ø 因扫描枪不识别中文，扫描前须把输入法调成英文
1.1.2.
费用填报
本页面显示员工已经填报的报销单。
报销单填写界面总共分四部分内容，左上角为报销单基本信息；左下角为费用明细；右上角为处理日志；右下角为历史单据。
费用性质、费用种类、费用项目的对应关系，详见费用性质与费用种类。
1.1.2.1. 基本信息
基本信息主要包括：公司性质、费用性质、费用部门、费用时间、报销事由、费用金额。其中必须填写内容为：公司性质（仅房屋类费用需填写）、费用性质、报销事由。
按公司要求，费用时间超2月的报销单未超期报销单，超期报销会有相应惩罚。费用时间的计算：周期性费用按连续时间段的最后一天计算；整张报销单包含多条费用明细时，按最早一天的费用明细计算；
1.1.2.2. 费用明细
房屋相关费用需选择对应房屋，同一张报销单所有明细对应房屋必须一致；非房屋相关费用需选择对应项目，同一张报销单所有明细对应项目的公司性质、负责部门应该一致。
因不同费用种类有不同的处理要求，因此费用种类不允许修改，选错费用种类时可直接将整条费用明细删除
项目选择时，默认是本部门项目，如果需要报销其他部门的项目，可按部门查询项目。
部分费用种类需选择申请单（如投标费用申请、入库单等），申请单不可重复选择，选择申请单后，金额由申请单自动读取，不可修改；不需要选择申请单的费用明细，金额手动填写。
周期性费用（如房屋相关费用、电话费等），费用时间必须连续。
1.1.2.3. 处理日志
显示对当前报销单做的所有操作，包括扫描、打开、预览、打印、提交、保存等，并能显示提交给谁，退回原因等。
1.1.2.4. 历史记录
历史记录显示本年度报销过的费用明细，如果报销的是房屋费用，会显示本房屋报销过的所有历史明细。
明细根据当前报销单的费用性质，只显示相同费用性质的历史记录；选中一条费用明细时，显示与相同费用种类的明细。
1.1.2.5. 预览打印
1.1.3.
活动经费
本界面显示员工所填报的活动经费
新增活动经费申请如下：
图8
图9
图10
1、查询之前必须先填写活动时间、活动地点。
2、姓名、项目组可以选填。
3、查询后未选人员列表中只显示在活动时间内工作地在活动地点，所在项目组在所选项目组并且所属部门是当前登陆者部门的人员。
4、已选列表中已经添加人员后，若修改活动时间、活动地点会出现如图9的提示，点击确定将刷新未选人员列表，并将已选人员列表中不符合的人员删除，点击取消不执行任何操作。
5、总金额根据已经选择的人员进行计算，不可修改。
6、费用报销选择活动经费页面如图10所示，活动经费可根据月份、人员进行查询。
1.1.4.
报销单处理流程
报销单流程节点依次为：个人填写、项目审核、方向审核、部门审核、单据审核、领导审核、财务接收、财务处理、银行打款、结束。
如流程节点的接收人与前一节点处理人相同，流程会自动跳过该节点。
Ø 项目审核：项目负责人审核，目前系统设置为部门单据预审人员，相当于部门预审节点；
Ø 方向审核：合作方向负责人审核，目前系统设置为部门单据预审人员，因为项目审核节点同样设置为部门单据预审人员，此节点会自动跳过；
Ø 财务接收：因部门单据总经理线下审核，报销单流转到此节点时代表总经理正在审核，财务接收节点提交到财务处理节点时，代表报销单已到达财务；
Ø 银行打款：报销单由此节点提交到结束的时间，即为实际银行打款时间；
图6
2.1. 部门相关（部门领导和部门预审人员使用）
2.1.1.
费用审核
1.
查看登录人待审核的报销单
2.
可以根据查询条件过滤列表
3.
点击其中的一条记录，打开后进行操作
3.1.1.
部门汇总
查询登录人所在的部门或负责部门的报销单
3.1.2.
部门明细汇总
查询登录人所在的部门或负责部门的明细，并且对应报销单已经通过单据审核的费用明细
3.1.3.
扫描接收
1.
扫描前需要把输入法调到英文
2.
扫描之后会在系统中记录一条扫描日志。
3.
单据在总经理节点时，财务人员扫描接收可以自动把流程提交到财务处理节点。
3.1.1.
审核导出
查询登录人审核过的报销单
3.1.2.
部门活动经费
显示本部门的活动经费。
图11
3.2.
公司相关（公司领导使用）
3.2.1.
费用汇总
查看公司所有费用报销单
3.2.2.
费用明细汇总
查看公司所有已经通过单据审核的报销单对应的费用明细。
3.2.3.
扫描记录
记录报销单的扫描记录
3.2.4.
公司活动经费
显示公司所有的活动经费，根据报销时间倒序排序。
图12
3.3. 财务相关（财务人员使用）
3.3.1.
财务处理
显示出待处理的费用报销单，界面如下
图13
1、选中多条可以进行批量提交，但是批量提交时，旧数据和新数据不能混合批量提交，因为新旧数据处理不一样。
2、财务批处理界面，打款方式、凭证号和打款时间，如果输入第一行，下面的自动填充同样数据，如下图
图14
点击撤借条对应的单元格，可以打开撤借条处理界面，左侧列表是未撤的借条，右侧显示本次要撤的借条，如图14
图15
3.3.2.
财务导出
显示打款方式是银行转账并且是到银行打款节点的报销单。同一个人相同凭证号，导出时单元格合并并计算金额
导出的excel格式：
图16
3.3.3.
财务导入
1.
选择指定的excel格式进行导入，财务导入后，对应的报销单提交到本人确认节点
2.
并会更新打款时间为当前时间
3.
财务导入的excel格式
银行卡号 姓名
金额
单据编号
1.2. 费用性质与费用种类
费用性质包括：部门管理、部门市场、刚性费用、公司管理、公司市场；
1.2.1. 部门管理费
部门管理费包括为部门事情而支出，且费用发生次数不固定、费用金额没有固定区间的费用种类。
部门管理费对应的项目为本部门的管理项目
1.2.1.1. 办公用品
主要包括出差部门因员工工作需要购买的记事本、笔、打印纸、胶水、报销单、鼠标、键盘等物品，不包括固定资产类及项目使用硬件，报销时应选择耗材入库单。
非出差部门的办公用品由主管部门统一购买统一报销，部门不需要报销办公用品费用，费用在办公用品领用后按月结算，在领用结算单中扣部门费用（性质为部门管理）；
1.2.1.2. 特殊奖励
针对员工在某项特殊工作中做出的贡献而进行的特殊奖励，如解决疑难技术问题、公司举行的新技术征集活动设立的奖项等
1.2.1.3. 员工福利
包括员工结婚份子钱、生孩子探望、重大疾病探望等，不包括节日福利（五一、中秋等）。
由主管部门统一购买的礼品，部门不需要报销，需要填写领用申请单，申请单中扣部门费用。
1.2.1.4. 员工活动
除项目活动经费、春秋游外，经公司特殊批准的其他员工活动
1.2.1.5. 餐饮费
管理人员请部门内员工的产生的餐饮费用，包括因加班产生（部门内自行支付）的餐费
1.2.1.6. 个人电话费
因工作产生、且经部门批准允许报销的个人电话费，电话费按月报销
1.2.1.7. 市内交通费
因工作外出产生的市内交通费，不包括因差旅产生的市内交通费（此类费用在差旅报销中填报）。
1.2.1.8. 邮寄费
出差部门在外邮寄物品产生的邮寄费用。
在公司邮寄物品，或接收客户邮寄的到付物品产生的邮寄费用，需填写邮寄申请单，由主管部门统一结算并报销，在邮寄结算单中扣部门费用。
1.2.1.9. 打印装订费
出差部门在外打印产生的打印费用。
在公司打印文件，需填写打印申请单，由主管部门统一结算并报销，在打印结算单中扣部门费用。
1.2.1.10. 特殊费用
仅适用于系统未明确、无法通过其他费用种类报销的费用
1.2.2. 部门市场费
部门因市场工作产生的费用。
部门市场费对应的项目为本部门的市场项目。
1.2.2.1. 餐饮费
市场人员产生的餐饮费用，不包括部门内餐费
1.2.2.2. 个人电话费
因市场工作产生的个人电话费，电话费按月报销
1.2.2.3. 市内交通费
因市场工作外出产生的市内交通费，不包括因差旅产生的市内交通费（此类费用在差旅报销中填报）。
1.2.2.4. 邮寄费
出差在外时，因市场工作邮寄物品产生的邮寄费用。
在公司邮寄物品，或接收客户邮寄的到付物品产生的邮寄费用，需填写邮寄申请单，由主管部门统一结算并报销，在邮寄结算单中扣部门费用。
1.2.2.5. 打印装订费
出差在外时，因市场工作打印产生的打印费用。
在公司打印文件，需填写打印申请单，由主管部门统一结算并报销，在打印结算单中扣部门费用。
1.2.2.6. 福利
1.2.2.7. 考察费
1.2.2.8. 专项活动
1.2.2.9. 标书购买费
1.2.3. 刚性费用
刚性费用与部门管理费相近，也是为部门事情而支出，但费用为周期性发生或费用金额一般在固定区间范围内的费用种类。
刚性费用对应的项目为本部门的管理项目。
1.2.3.1. 房屋相关费用
公司租用房屋及公司本部因房屋产生的费用，包括：
周期性费用：电费、房屋租金、暖气、燃气费、水费、网络宽带费、物业管理费、有线电视，此类费用需按月报销。
非周期性费用：租房日用品（需选择入库单）、租房物品维修（需选择物品维修记录）。
房屋相关费用需选择具体房屋。
1.2.3.2. 投标相关费用
业务部门产生的投标费用性质为刚性。包括：标书购买费。标书购买费需选择部门管理项目或部门市场项目。
中标服务费属于项目直接费用；标书制作费在打印结算单中扣除费用；标书邮寄费在邮寄申请单中扣除费用，不需单独报销。
1.2.3.3. 项目直接费用
包括：中标服务费、论文出版费、项目采购（需选择入库单）、活动经费（需关联活动经费申请单）
项目直接费用需选择具体项目，不能选择管理项目或市场项目。
1.2.3.4. 固定资产
固定资产报销需选择入库单。项目中采购的软硬件不属于固定资产，应在项目直接费用中的“项目采购”种类中报销
1.2.3.5. 春秋游
员工春秋游产生的费用。对应项目为本部门管理项目。
1.2.3.6. 年会组织费
因组织年会产生的费用。对应项目为本部门的管理项目。
1.2.3.7. 培训费用
因工作需要，员工参加培训产生的直接费用。
1.2.3.8. 员工体检
因工作需要，员工参加体检产生的直接费用。
1.2.4. 公司管理
公司管理费由职能部门使用，是指无法明确落实到具体部门的管理费。
公司管理费对应项目为职能部门的管理项目
1.2.4.1. 办公用品
非出差部门的办公用品由主管部门统一购买统一报销，主管部门报销办公用品费用时，应选择耗材入库单，性质属公司管理费，报销时不扣部门费用。
1.2.4.2. 加班订餐
在公司员工（非差旅）加班需提交加班申请，由主管部门统一订餐、报销；主管部门报销时应选择加班订餐结算单，性质属公司管理费，报销时不扣部门费用。
1.2.4.3. 特殊奖励
针对员工在某项特殊工作中做出的贡献而进行的特殊奖励，如解决疑难技术问题、公司举行的新技术征集活动设立的奖项等
1.2.4.4. 节假日福利
公司固定发放的福利（如五一、中秋等），由主管部门统一购买、报销。
部门不需报销，部门需填写领用申请单，领用时扣部门费用；主管部门报销时选择耗材申请单，性质为公司管理费,项目为本部门的管理项目，报销时不扣部门费用
1.2.4.5. 员工福利
由主管部门因员工福利购买的礼品由主管部门统一购买并报销（员工福利包括员工结婚份子钱、生孩子探望、重大疾病探望等，不包括节日福利，如五一、中秋等）。
部门需填写领用申请单，扣部门费用；主管部门报销时，需选择耗材入库单，性质为公司管理费，报销时不扣部门费用，对应项目为本部门管理项目。
1.2.4.6. 餐饮费
公司管理人员产生的餐饮费用，包括因加班产生（部门内自行支付）的餐费
1.2.4.7. 个人电话费
公司管理人员因工作产生的个人电话费
1.2.4.8. 市内交通费
因公司工作（非部门工作）外出产生的市内交通费，不包括因差旅产生的市内交通费（此类费用在差旅报销中填报）。
1.2.4.9. 邮寄费
在公司邮寄物品，或接收客户邮寄的到付物品产生的邮寄费用，由主管部门统一结算并报销，报销时需选择邮寄结算单，性质为公司管理费，报销时不扣部门费用。
1.2.4.10. 打印装订费
在公司打印文件，需填写打印申请单，由主管部门统一结算并报销，报销时需选择打印结算单，性质为公司管理费，报销时不扣部门费用，对应项目为主管部门的管理项目。
1.2.4.11. 财务用品
购买各种财务用品所产生的费用，包括报销单、账本、凭证纸等。
1.2.4.12. 财务费用
包括转账产生的费用等。
1.2.4.13. 财务其他
包括财务部因工作产生的且系统未明确的费用种类。
1.2.4.14. 车辆油费
公司车辆产生的油费。对应项目为车辆管理项目。
1.2.4.15. 车辆保险
公司车辆购买保险产生的费用。对应项目为车辆管理项目。
1.2.4.16. 车辆保养
保养公司车辆产生的费用。对应项目为车辆管理项目。
1.2.4.17. 车辆违章
公司车辆违章产生的费用。对应项目为车辆管理项目。
1.2.4.18. 车辆其他
公司车辆产生且系统未明确的费用。对应项目为车辆管理项目。
1.2.4.19. 产品资质证书
因申请产品资质证书产生的直接费用（因申请产品资质证书产生的市内交通费、餐饮费等仍应选择市内交通费、餐饮费等）。
企划部使用；其他部门报销时，需选择企划部项目，由企划部审批，扣企划部费用。对应项目为资质证书项目。
1.2.4.20. 公司资质证书
因申请公司资质证书产生的直接费用（因申请公司资质证书产生的市内交通费、餐饮费等仍应选择市内交通费、餐饮费等）。对应项目为资质证书项目。
企划部使用；其他部门报销时，需选择企划部项目，由企划部审批，扣企划部费用。对应项目为资质证书项目。
1.2.4.21. 人员资质证书
因申请人员资质证书产生的直接费用（因申请人员资质证书产生的市内交通费、餐饮费等仍应选择市内交通费、餐饮费等）。
企划部使用；其他部门报销时，需选择企划部项目，由企划部审批，扣企划部费用。对应项目为资质证书项目。
1.2.4.22. 企划其他
企划部使用。包括企划部因公司工作（非部门）产生且系统未明确的其他费用。对应项目为本部门管理项目。
1.2.4.23. 档案管理
包括企划部因公司工作（非部门）产生且系统未明确的其他费用。对应项目为人员管理项目。
1.2.4.24. 公积金
因缴纳员工公积金产生的直接费用，包括代理费、服务费。对应项目为人员管理项目。
1.2.4.25. 社保
因缴纳员工社保产生的直接费用，包括代理费、服务费。对应项目为人员管理项目。
1.2.4.26. 招聘
因招聘产生的直接费用，包括入场费、服务费等，间接费用如餐饮费、市内交通费仍应选择直接费用种类，不能选择招聘费用。对应项目为人员管理项目。
1.2.4.27. 人资其他
包括因人资工作（非部门）产生且系统未明确的其他费用。对应项目为人员管理项目。
1.2.4.28. 保洁
公司本部聘请保洁人员产生的费用。
1.2.4.29. 固定电话
公司本部固定电话费用。需按月报销。
1.2.4.30. 特殊费用
仅适用于因公司工作（非部门工作）产生且系统未明确无法通过其他费用种类报销的费用
1.2.5. 公司市场
公司市场费是指无法落实到具体部门的市场费用。具体费用种类与部门市场费相同，可参见部门市场费。
公司市场费对应项目为公司领导的市场项目。